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欧洲展览品运输介绍

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      德国、意大利和法国是中国展商去欧洲参展的主要目的国,这三个国家的会展业发展相对比较成熟,有着国际著名的展览公司、会展城市及展览品牌,下面笔者结合多年实际操作经验就欧洲(主要是西欧)的展览运输要求及注意事项做一分析介绍。
     德国的主要会展城市主要有法兰克福、科隆、杜塞尔多夫、汉诺威及慕尼黑、埃森等,上述城市汇集了德国绝大部分的国际知名展会,比如法兰克福的国际消费品展、科隆国际五金展、杜塞尔多夫国际广告展、汉诺威工业展、慕尼黑印刷展、埃森轮胎展等等。这些展览都是中国展商非常感兴趣并且积极参展的。对于德国的展览运输,通常目的港是荷兰的鹿特丹或者德国的汉堡这2个港口,对于到达目的港的截止期,通常为开展前的10至15个工作日,以便国外代理有充足的时间完成相关的海关手续。货物在上述港口完成清关(永久进口或者临时进口)手续后,再陆运至开展城市。由鹿特丹或者汉堡运送至展会目的城市通常在3个工作日左右。通常由国内港口海运至鹿特丹或汉堡需要30天左右,故展商在国内要预留充分的备货时间,按照国内货运公司的时间截点要求将货物及时运送之出货港。德国展运代理对于晚到货物通常加收高额的晚到费,根据晚到的具体时间加收总费用的30%至100%不等,且不保证能够在开展前将展品送至展位。为了保证能够在开展前顺利布展,请展商一定要及时备货发货并提供国内运输公司相应的报关、清关资料。德国人素以做事严谨认真而著称,他们对于清关文件的要求也非常严格。展商必须在发票/箱单上明确显示所有展品的英文品名、海关编码、型号以及毛/净重、体积、单价/总价等。
     对于国内参展商,有三点需要特别注意:
     首先是如果展商运输的展品有部分是展会结束后计划回运国内或者转运至其他国家;部分是展会结束后销售或者赠送,则对于国外清关来讲前者需做临时进口的清关,后者需做永久进口的清关。展商需要按照德国海关的要求分别准备两套清关资料,即永久进口清关文件和临时进口清关文件,而不能将二者混在一起。通常其他国家对于上述情况也都有相同的要求。还有一点是关于展品的货值,通常国外要求形式发票上的货值都是CIF价格,即货物的实际货值加保险加运费后的价格,也就是通常所说的到岸价。关税的收取最终是以目的国海关确定的CIF货值来征收关税。对于展商来讲,必须如实申报展品的实际货值,如果故意贬低货值则不会被德国海关接受,从而造成海关重新估值,甚至处以罚款。最终导致展品的清关时间延长,甚至无法及时清关。展商如果因为为了少交关税而影响到展品顺利清关,则实在是得不偿失。对于回运(或者转运)的展品,须提前在国内贸促会申请办理ATA单证册,并同其他相关资料(发票、装箱单等)一并交与运输代理,从而办理海关临时进出口手续。通常ATA单证册的办理需要3到5个工作日,展商在备货时需将申请ATA单证册的时间考虑在内。欧洲对于包含原木的包装材料都要求出运前进行熏蒸处理,并且在外包装箱帖上熏蒸证明,否则将导致展览品无法顺利清关或者被目的国海关退回原出口国。熏蒸的方法为国际通用的HT或者MB方式。建议展商最好不要使用需要熏蒸的材料作为包装材料(或者包含部分需熏蒸的材料),以避免国外清关不必要的麻烦。
       通常来说德国主要会展城市的展馆都有各自合作的展品运输服务商,几乎所有的国际展览也都有一个甚至多个指定的官方货运代理,负责国外展品到达德国后的清关、临时仓储、展位派送等一条龙服务。这些代理通常开展前在展馆都有自己的办公室和临时仓库,用来临时存放展品并负责解决展品进馆等相关问题。而国外运输代理公司在展览品物流方面的经验、实力、与组委会及海关的关系等也是保证展商展品能够顺利清关并送达展位的重要因素。正是所谓质优价高,官方运输代理的费用往往比其他货运代理的价格要高,但是官方代理提供的运输服务也更加周到安全,值得展商信赖。对于展览品来说,顺利清关并送至展位是最重要的,在此基础上方考虑价格等其他因素。需要特别指出的是,展览物流对时间的要求要比普通货物出口严格得多,如果开展时展品还没有到达展位,损失将是无法估量的。所以展商以正常的海运(空运)出口方式运输展品是保证展品顺利送达展位的唯一方式。如果展商随身携带展品进入德国,一旦被德国海关查验到则需要补交关税,甚至没收展品、罚款等,所以建议展商不要采取此种方式。另外德国海关不接受没有申报货值的任何物品,展商须将的目录、宣传页及小赠品等都以真实的货值进行如实申报,以免影响清关。有时德国展运代理还会要求展商提供印有相应展品资料的目录,以便德国海关清关时使用。展品完成清关之后通常会在运输代理公司的仓库做临时仓储,然后在开展前派送至展商展位。通常来讲,如果是组委会指定的官方运输代理或者是专业展览物流服务商,他们都会在展馆里有临时仓库,展商的货物在开展前几天通常就存放在他们展馆里的临时仓库,非常方便开展前的派送。这样的运输代理甚至在展馆里还设有专门的办公室,负责解决处理相关事宜。如果是一般的运输商,就很难做到这样的服务了。这就是为什么国内展览品运输的报价高低不等,甚至相差非常大。为了保证展品能够在整个运输过程中的安全、准时、便捷,所以建议展商还是寻找专业操作展览物流的货运公司,虽然他们的费用可能比其他的代理高一些,但是毕竟这些货运公司具备展览物流操作的丰富理论知识及实践经验,把展品交给他们处理更放心。
      对于展览品来讲,通常都有一个体积与重量的换算比,这个换算比通常是一个立方米相当于200至300公斤不等(对于空运通常是一个立方米相当于167公斤)。也就是说对于单件展品来讲,如果是比较重的货物,超过了上述的换算比,则国外的收费是按照体积和重量二者折算后较大的来计费,通常操作展览物流的货运公司都会在指南里特别注明此点。德国对于展品进馆时间也有着比较严格的要求,并不是所有的展品在开展前都可以进入展馆。一般来说组委会对于展品进馆时间都有着明确的规定,如果是用来搭建展位用的展品,则可以提前3至5天送至展位,如果是展商用来展示的样品,则通常是只能在开展前的1至2天才能送至展位。对于运输代理公司和展商来讲,只能按照组委会的规定来派送展品、布展。如果展商有超大或者超重的展品,则需要提前跟运输代理公司确认,以便安排相关的机械设备(叉车、铲车等)及人力。需要指出的是,这些服务都是需要另外收取费用的。比如叉车使用费根据重量(2吨、3吨、5吨等)的不同也不同,通常是在每小时50欧圆至80欧圆不等,而且最低计费标准通常为2个小时。欧洲的人工费是比较高的,如果碰到正常工作时间以外或者节假日,则所有费用加收50%至100%不等。对于大型机械设备,因须用到相关辅助工具(叉车,铲车等),国外展览运输服务商通常都会事先声明展品在展位的摆放为一次性到位服务,需展商务必提供详细的展位图及展品摆放位置图,同时须在展品外包装英文注明朝向(如“此面朝外”,“此面朝内”等),从而使展品摆放位置准确。如果展品一次摆放服务后需要挪动位置,则需要额外加收相关费用。德国的清关费用通常都在200欧圆/票/展商左右,再加上目的港港口费用、陆运至展馆费、运输代理公司展馆派送服务费等,这也是为什么德国的展览物流报价通常都会在每个立方米3000圆人民币以上的原因。需要指出的是,对于回运展品的运费要比去程运费稍贵,因为国外展品运输服务商需要把展商的展品空箱在开展前统一收集并且临时存储,在展会结束时在送至展位。这个费用德国也是按照展品空箱的体积来收取费用的。还有两点需要提醒展商特别注意,首先是展品的包装箱一定要尽可能的牢固、可靠,在整个运输途中展品要经历多次的搬运、装卸,很多国内展商的包装箱到了目的港后已经破损,严重的甚至展品也遭到了损坏,这样就直接影响到了参展效果。其次就是外包装箱的唛头一定要按照运输代理的要求来张贴,通常唛头上要显示展会名称、展商名称、展馆号、展位号以及箱号、体积、重量等信息。尤其是展商的展馆号、展位号一定要准确清晰,只有这样才能保证在展馆派送的时候能够准确送达展商的指定展位。
意大利、法国及其它欧洲国家对于展览品运输的要求与德国大致相同。意大利的国际性展会主要集中在米兰,此外还有博罗尼亚、佛罗伦萨、加达等城市。展品海运目的港通常为热那亚,到达目的港的时间在一个月左右。法国的国际性展会主要集中在巴黎,此外还有里昂、戛纳等城市。展品海运目的港通常为勒阿弗尔,到达目的港的时间也在一个月左右。与德国的不同之处在于,意大利与法国人的工作节奏相对来说比较缓慢,对于时间的观念不如德国人那样认真,节假日也通常是不会加班工作的。因此对于国内展商来讲,就要更加按照他们要求的时间截点来安排展品运输,避免展品晚到目的港。否则展品到达国外之后的清关、运输、派送工作都会大受影响。还有一点需要说明的是,对于任何运输,都有可能碰到不可抗拒力,比如船公司某个航次的迟开、取消、航船途中的机械故障、中转港甩箱等,还有台风、雨雪等恶劣天气影响,甚至国外目的港的押箱等等。所以运输服务商在决定发货期的时候也必须把上述因素考虑在内。
      跟展览一样,展览品运输也是一个涉及较多领域的系统工程,需要国内参展商、国内招展公司、国内展览运输服务商、国外展览运输服务商等共同协作配合,遵守我国海关相关法律及目的国海关的有关规定,从而保证展品顺利、及时地送达展位,使参展商顺利布展,以饱满的热情全心投入到展会中去,取得最佳参展效果。

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